Tietosuojaseloste

Evästeet ja tietosuojaseloste

Tietosuojasta huolehtiminen ja sen ylläpito on erittäin tärkeä prioriteetti Netoxille. Palvelumme perustuvat osaaviin ihmisiin, vahvoihin sertifioituihin ja tietoturvallisiin toimintatapoihin ja testattuun teknologiaan. Tietosuoja on tärkeä, ja syvälle tekemiseemme integroitu osa.

Netox suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä Euroopan Unionin yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme miten Netox käsittelee asiakkuuksiin, evästeisiin , työhakemuksiin sekä mahdollisiin muihin yhteyksiin liittyviä henkilötietoja.

Netox.fi vierailijat

Netox.fi sivusto käyttää evästeitä, jotka vierailija voi joko hyväksyä tai hylätä. Valintaa voi halutessaan muuttaa evästeasetuksissa. Lue lisää evästeistä täältä.

Netoxin uutiskirjeen voi tilata kuka tahansa. Uutiskirjeen tilaus on suostumus uutiskirjeen vastaanottamiseksi ja tilauksen voi halutessaan perua käyttämällä uutiskirjeessä olevaa ”poistu postituslistalta” -linkkiä. Perumisen jälkeen sähköpostiosoitteesi poistetaan Netoxin järjestelmistä. Tilauksessa pyydettyä sähköpostiosoitetta käytetään vain uutiskirjeen toimittamiseen.

Asiakkaat ja toimeksiannot

Asiakassuhteen hoitamista varten kerättyjen tietojen suhteen Netox toimii rekisterinpitäjänä. Suorittaessaan asiakkaan kanssa sovittuja tehtäviä, kuten esimerkiksi IT tukipalveluita, Netox toimii tietojenkäsittelijänä ja asiakas rekisterinpitäjänä jolloin käsittely tapahtuu asiakkaalta saatujen kirjallisten ohjeiden mukaisesti.

Kerättävät tiedot ja niiden käyttö

Sopimuksen käsittelyä ja toteutusta varten Asiakkaasta (yritys tai henkilö) kerätään esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • nimi (yritys, yhteyshenkilö)
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • osoitetiedot
  • laskutustiedot

Tiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään sopimuksen teon yhteydessä. Tietoja voidaan myös kerätä jo ennen sopimusta tapahtuvien neuvotteluiden yhteydessä, potentiaalisten asiakkaiden kartoittamisvaiheessa tai yrityksen/luonnollisen henkilön osoittaessaan kiinnostusta Netoxiin esimerkiksi tilaamalla uutiskirjeen tai pyytäessään tarjousta Netoxin palveluista. Tietoja voidaan käyttää myös palvelua koskevien tiedotteiden lähettämiseen, tyytyväisyyskyselyihin, sekä muihin markkinointitarkoituksiin

Asiakkaan toimeksiannoissa käsiteltävät henkilötiedot (esimerkiksi asiakkaan työntekijöiden tiedot):

Asiakkaan toimeksiannoissa ja Asiakkuuteen perustuvia tietoja ja muita asiakassuhteen aikana syntyviä henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti seuraavan mukaisissa tarkoituksissa (esimerkiksi asiakkaan työntekijöiden tiedot):

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • kotiosoite
  • IP-osoite
  • tietokoneen nimi
  • työnantaja
  • esimies
  • tehtävä
  • asema

Tietojen suojaaminen

Netoxin hallussa olevat henkilötiedot käsitellään erittäin korkean ja sertifioidun (ISO/IEC 270001 / ISO 20000-1) tietoturvatason palvelinympäristössä. Palvelumme täyttävät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset tietojen käsittelylle ja suojaamiselle. Tietoihin on pääsy vain niitä työssään tarvitsevilla henkilöillä ja kaikki käyttö tallentuu lokitietoihin, joita säilytetään lainsäädännön vaatimusten mukaisen ajan.

Henkilökuntamme on koulutettuja alan ammattilaisia, jotka noudattavat Netoxin tietoturva- ja tietosuojapolitiikkaa työssään. Heitä myös säännöllisesti koulutetaan sekä tietoturvan että tietosuojan alueilla. Sekä henkilökuntaamme, että käyttämiämme alihankkijoita sitoo vaitiolovelvollisuus kaikkeen tietoon mitä he käsittelevät.

Kolmannet osapuolet ja tietojen luovutukset

Netox käyttää palvelujen tuottamiseen osin myös alihankkijoita. Näitä voivat olla esimerkiksi laskutusjärjestelmän toimittaja, asiakaspalvelujärjestelmän (tiketit ja niiden rekisteröinti) toimittaja sekä palvelinympäristön toimittaja. Netox käyttää EU/ETA alueella toimivia turvallisia kumppaneita, joiden turvallinen toiminta varmistetaan sekä sopimuksellisesti, että tarvittaessa auditoinnein. Palvelun tarjoamiseksi vaadittavat yhteistyökumppanit hyväksytetään sopimuksessa.

Netox ei luovuta asiakkaiden tai toimeksiantojen yhteydessä saamiaan henkilötietoja muille, ellei soveltuva lainsäädäntö toisin vaadi.

Tietojen säilytysaika

Asiakkaiden tietoja säilytetään vain voimassa olevan asiakassuhteen keston ajan, ellei soveltuva lainsäädäntö toisin vaadi.

Tietojen siirrot

Asiakkaiden tiedot säilytetään Netoxin konesaleissa EU/ETA alueella. Jos Asiakkaan toimeksiannoissa Netox käsittelee Asiakkaan omilla palvelimilla sijaitsevia tietoja, jotka ovat EU/ETA alueen ulkopuolella, käsitellään niitä siellä etäyhteyden avulla Suomesta.

Käsittelyperusteet

Asiakkaiden tietojen käsittelyn perusteena on Netoxin lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen sekä sopimuksen täytäntöön paneminen.

Asiakkaiden toimeksiantojen yhteydessä tapahtuvan tietojenkäsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöön pano.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus perua suostumuksensa, jos käsittely perustuu suostumukseen
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle)

Asiakas voi käyttää oikeuksiaan joko olemalla yhteydessä Netoxin asiakaspalveluun tai osoitteeseen tietosuoja@netox.fi

Asiakkaan toimeksiantojen yhteydessä käsiteltäviin henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt ohjataan Asiakkaalle, joka rekisterinpitäjänä vastaa niiden käsittelystä.

Työhakemukset

Rekrytointi ja työnhakijat

Työnhakija voi lähettää hakemuksen tai viestin rekry@netox.fi osoitteeseen.

Vain nimetyillä henkilöillä on pääsy hakemuksiin ja vain nimetyt henkilöt käsittelevät hakemukset. Kaikki työnhakemiseen liittyvät tiedot kerätään suoraan Työnhakijalta. Rekrytointiprosessin aikana käsiteltäviä tietoja voivat olla:

  • Henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
  • Tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • Mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • Henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • Työnhakijan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti:

Työnhakijan toimeksiannosta tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa Työnhakija on osallisena, taikka sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi Työnhakijan pyynnöstä.

Tietojen säilytysaika

Avoimet hakemukset, jotka eivät johda rekrytointiin, poistetaan 6 kuukauden jälkeen. Hakijalta voidaan pyytää sähköpostitse suostumusta hakemuksen pidempään säilytykseen, jonka jälkeen sitä säilytetään maksimissaan 2 vuotta. Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

Yhteystiedot

Netox Oy

Saaristonkatu 22, 2krs. 90100 Oulu

Eteläesplanadi 8, 00130 Helsinki

tietosuoja@netox.fi

Evästeet

Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies)

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa kävijän laitteelle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun kävijän tietoja halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Evästeet eivät vahingoita kävijän laitetta tai tiedostoja. Eväste voidaan tallentaa kävijän laitteelle pysyvästi tai se voidaan poistaa palvelun käytön jälkeen.

Evästeiden avulla voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

  • kävijän IP-osoite
  • kellonaika
  • selaintyyppi
  • käyttöjärjestelmä
  • näytön resoluutio
  • mitä kautta kävijä on tullut sivustolle (hakukone, suora linkki jne.)
  • aiemmat käynnit sivustolla
  • käytetyt sivut

Sivuston omat evästeet

Sivuston omiin evästeisiin voidaan tallentaa sivuston käyttöön tarkoitettuja kävijäkohtaisia tietoja ja asetuksia, kuten esimerkiksi käyttäjänimi, palvelun sisäänkirjautumistiedot, kieli- tai aluevalinta. Tietoja käytetään sivuston toimintojen toteuttamiseen, mukauttamiseen ja käyttäjän tekemien valintojen muistamiseen. Nämä evästeet saattavat olla sivuston toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Evästeisiin ei tallenneta tietoa, jota käytettäisiin markkinointiin tai kävijöiden seurantaan muissa palveluissa tai muilla sivustoilla.

Kolmannen osapuolen evästeet
Keräämme kolmansien osapuolien tarjoamien palvelujen avulla sivuston kävijätilastoja ja analysoimme tietoja. Tavoitteenamme on kehittää sivustomme laatua ja sisältöjä käyttäjälähtöisesti. Kävijäseurannan ja analytiikan toteuttamiseksi palvelut voivat tallentaa omia evästeitään, sekä hyödyntää ja yhdistää tietoja, joita palvelu on kerännyt samasta kävijästä eri sivustoilla.

Varmistamme että EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella käyttämämme pilvi- tai muut verkkopalvelut toimivat henkilötietolain mukaisesti.

Lisätietoja kunkin palveluntarjoajan toiminnasta, kerättävistä tiedoista, evästeiden käytöstä ja tietosuojakäytännöistä voit lukea kyseisen palveluntarjoajan omalta sivustolta.

Sivustolla käytettävät palvelut
Käytämme sivustolla myös ulkopuolisia palveluita esimerkiksi markkinoinnin seuraamiseen ja palvellaksemme asiakkaitamme entistäkin paremmin. Alla on lyhyet kuvaukset käyttämistämme ulkopuolisista palveluista. Suosittelemme, että tutustutte lisäksi palveluiden omiin tietosuojakäytäntöihin.

HubSpot
HubSpot on markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun ohjelmisto, jota käytämme markkinoinnin ja myynnin prosessien automatisointiin sekä asiakassuhteiden hallintaan. HubSpot käyttää evästeitä käyttäjien tunnistamiseen, verkkosivuston käytön seurantaan ja markkinointitoimenpiteiden toteuttamiseen, kuten mainonnan kohdentamiseen.

Google Analytics
Google Analytics on Googlen seurantatyökalu, joka kertoo muun muassa kuinka paljon sivustolla on vieraita tiettyinä aikoina ja mitä kautta kävijät tulevat sivustolle. Käytämme Analyticsiä markkinoinnin ja kohderyhmien käyttäytymisen seuraamiseen.

Lisätietoja: Googlen tietosuojakäytännöt ja Google Analyticsin tietosuoja- ja turvallisuusperiaatteet

Facebook Conversion Pixel
Facebook-pikseli on analytiikkatyökalu, jota käytämme mittaamaan Facebook-mainonnan tehokkuutta.

Lisätietoa: Data Policy ja Cookies & Other Storage Technologies

Evästeiden hallinta
Voit poistaa olemassa olevat evästeet, sekä estää evästeiden käytön selaimen asetuksista. Ohjeita löytyy osoitteesta aboutcookies.org. Evästeiden poistaminen käytöstä voi kuitenkin olla esteenä sivuston asianmukaiselle toimimiselle.

Voit hallita Your Online Choices -palvelun avulla, miten tietojasi kerätään ja käytetään monessa eri palvelussa.